根据教育部关于国际会议的管理规定，现将在华举办国际会议预报及申办工作有关事宜通知如下：
1.会议预报制度旨在限制重复举办主题相同的会议，防止出现先对外承诺（申办）、再向教育部申报的现象。国际会议预报年份是指院系和和各有关单位拟对外宣布或承诺（申办）的年份。因此，需预报的“2018年度国际会议”，既包括拟在2018年内召开的国际会议，也包括须在2018年对外承诺或申办的国际会议。预报仅需提供拟举办（或申办）会议的简单信息（见附件1），在拟对外宣布（或申办）日期前三个半月还应正式提交审批材料。
2.根据教育部要求，重大国际会议必须预报，逾期不可补报。重大国际会议是指自然科学类会议与会人数在800人以上，或者国外代表在300人以上；社会科学类会议与会人数在400人以上，或者国外代表在100人以上；有外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；邀请党和国家领导人出席的国际会议。重大国际会议由教育部汇总核实后进一步报国务院审批，未经预报的重大国际会议在正式申报时一般不被批准，重大国际会议须提前一年预报。
3.一般性国际会议每年可分两次进行预报，拟在2018年1—6月份举办的国际会议，应于2017年10月10日前报学校国际合作处。拟在2018年7—12月份举办的国际会议，应于2018年3月15日前报我处。正式申报材料（国际会议请示、经费预算表等材料）一般应在会议拟定召开日期前至少3个半月提交至国际合作处，逾期报会不予处理。
4.社科类国际会议申报请示件需将会议日程安排、主要与会发言人及发言主题以附件列出，并尽可能详细地列入中外与会人员名单；自然科学类会议也需列出会议日程安排，并附主要参会人员名单。
5.严禁未获教育部会议批件擅自举办国际会议。请会议申办单位严格按照批件确认的时间、地点举办会议，如有任何变化，须至少提前一个月以书面形式告知国际合作处，再由国际合作处向上级部门申请。任何擅自更换办会时间、地点甚至取消举办会议的行为都将被视为违规行为，需承担相应责任。
6.请有意组织举办国际会议的同志，认真填写《2018年度拟申办在华举办（含承办、合办等）重大国际会议计划表》、《2018年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）一般国际会议计划表》，将电子版发送至邮箱：101010961@seu.edu.cn，统一加盖学院公章并由学院负责人签字后提交至国际合作处，截止日期2017年10月9日。
附件1：
国际会议计划表.docx
